Avv. Giovanni Maglio

Il c.d. Decreto sviluppo bis, ossia il D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con L. 17 dicembre 2012, n. 221 ha introdotto nell’ordinamento italiano una norma che pone le basi per rafforzare ancora di più l’utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche, principalmente nei rapporti tra PP.AA. e cittadini.

L’art. 4, infatti, disciplina il “Domicilio digitale del cittadino“, attraverso l’inserimento dell’art. 3 bis nel Codice per l’Amministrazione Digitale (D. L.vo 7 marzo 2005 n. 82), il quale stabilisce:
« 1. Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, rilasciato ai sensi dell’articolo 16-bis, comma 5, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, quale suo domicilio digitale.
2. L’indirizzo di cui al comma 1 è inserito nell’Anagrafe nazionale della popolazione residente-ANPR e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni e ai gestori o esercenti di pubblici servizi».

La norma, al momento, prevede soltanto una semplice facoltà, ossia di indicare il proprio domicilio digitale, che poi altro non è che un indirizzo di posta elettronica certificata (P.E.C.) e non un vero e proprio obbligo.
E’ chiaro che maggiore sarà il numero di soggetti che si avvarranno di detta facoltà e maggiore sarà l’efficacia della normativa nel tentativo di perseguire l’obiettivo sperato del miglioramento dell’azione amministrativa.

Tale norma si coordina sia con l’articolo 3 dello stesso C.A.D., ove viene sancito il “Diritto all’uso delle tecnologie” da parte di cittadini ed imprese, i quali hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, con i soggetti di cui all’ articolo 2, comma 2 e con i gestori di pubblici servizi ai sensi di quanto previsto dal C.A.D. sia con l’art. 3-bis della L. 241/90, (Uso della telematica), secondo il quale “Per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le amministrazioni pubbliche incentivano l’uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati”.
Di tali diritti, peraltro, ha avuto modo di occuparsi anche la Giurisprudenza Amministrativa (sentenza TAR Basilicata n. 478 del 2011).

La nuova previsione normativa, quindi, si pone quale specificazione del più generale diritto dei cittadini all’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le PP.AA., attraverso l’elezione di un proprio domicilio informatico valido per tutti i rapporti con le PP.AA nonchè quale rafforzamento dell’esigenza di queste ultime di perseguire gli obiettivi del miglioramento dell’azione amministrativa (efficacia, economicità, trasparenza, pubblicità).

Il “Domicilio informatico”, invece, inteso quale indirizzo di P.E.C., è già un obbligo per imprese e professionisti.

Si spera, quindi, che in tal modo si crei un ottimale effetto tenaglia con, da una parte, i cittadini sempre più attenti ad usare e pretendere l’uso della telematica nei rapporti con la P.A. e dall’altra le PP.AA. che si impegnino ad attuare l’art. 3 bis L. 241/90.

E così, a decorrere dal 1 gennaio 2013, salvo i casi in cui è prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le amministrazioni pubbliche e i gestori o esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato, anche ai sensi dell’articolo 21-bis della legge 7 agosto 1990, n. 241, senza oneri di spedizione a suo carico.
Ogni altra forma di comunicazione non può produrre effetti pregiudizievoli per il destinatario.

Peraltro, l’utilizzo di differenti modalità di comunicazione rientra tra i parametri di valutazione della performance dirigenziale ai sensi dell’articolo 11, comma 9, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150.

Invece, in assenza del domicilio digitale, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all’articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.
Con la espressa precisazione che le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano, a tutti gli effetti di legge, gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso l’amministrazione in conformita’ alle regole tecniche.

Sarà, poi, un decreto del Ministro dell’interno, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione e il Ministro delegato per l’innovazione tecnologica, sentita l’Agenzia per l’Italia digitale, a definire le modalità di comunicazione, variazione e cancellazione del proprio domicilio digitale da parte del cittadino, nonchè le modalità di consultazione dell’ANPR da parte dei gestori o esercenti di pubblici servizi ai fini del reperimento del domicilio digitale dei propri utenti.

Il governo, proprio sul finire del 2010, ha approvato il Decreto Legislativo n. 235 del 30 dicembre, con il quale ha introdotto alcune radicali modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, meglio noto come Codice dell’amministrazione digitale, esercitando la delega contenuta nell’articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69.

Le modifiche sono tante e dovranno contribuire, nelle intenzioni del legislatore delegato, ma soprattutto nella speranza di tanti operatori del settore, a dare quell’ulteriore scossone (questa volta – pare – decisivo!) verso la sempre più completa digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, tanto centrale quanto locale.

Oltre che sulla P.A. in generale, le modifiche al CAD dovrebbero avere effetti, sia pure indiretti, anche verso settori specifici e molto bisognosi in tal senso, quali sanità e giustizia (questi ultimi sono stati illustrati durante la conferenza congiunta del 12.01.11).

Queste le tempistiche pronosticate dal Ministro nella presentazione del nuovo CAD:
il decreto legislativo sarà immediatamente efficace (entrata in vigore 25.01.2011) mentre, in coerenza con il Piano e-Gov 2012, l’orizzonte temporale dell’intervento è il 2012.
Entro 3 mesi:
– Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno la posta elettronica certificata o altre soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo
Entro 4 mesi:
– Le amministrazioni individueranno un unico ufficio responsabile dell’attività ICT
Entro 6 mesi:
– Le PA centrali pubblicheranno sui propri siti istituzionali i bandi di concorso
Entro 12 mesi:
– Saranno emanate le regole tecniche che consentiranno di dare piena validità alle copie cartacee e, soprattutto, a quelle digitali dei documenti informatici, dando così piena effettività al processo di dematerializzazione dei documenti della PA
– Le pubbliche amministrazioni non potranno richiedere l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati sui propri siti istituzionali
– Il cittadino fornirà una sola volta i propri dati alla pubblica amministrazione. Sarà onere delle amministrazioni (in possesso dei dati) assicurare, tramite convenzioni, l’accessibilità delle informazioni alle altre amministrazioni richiedenti
Entro 15 mesi:
– Le PA predisporranno appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività

Questi, invece, i “Nuovi Principi e Strumenti del Codice dell’Amministrazione Digitale“, sempre secondo le intenzioni del Ministro esposte durante la presentazione.
Digitalizzazione dell’attività amministrativa:
– per raggiungere tale obiettivo e adottare standard comuni di efficienza, saranno promosse azioni coordinate tra Stato, Regioni ed Enti locali
– Rapporti tra pubbliche amministrazioni e imprese:
– la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra imprese e amministrazioni pubbliche, nonché l’adozione e la comunicazione da parte di quest’ultime di atti e provvedimenti amministrativi, avverrà utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione
Trasparenza:
– Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati, in modo integrale, anche tutti i bandi di concorso
– Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili on-line i moduli e i formulari da utilizzare come unici strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti amministrativi. La mancata pubblicazione è rilevante ai fini della valutazione dei dirigenti responsabili
Pagamenti informatici:
– sarà possibile effettuare i pagamenti spettanti alle pubbliche amministrazioni utilizzando carte di debito, di credito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibile
Firme digitali:
– Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale
– Si liberalizza il mercato delle firme digitali, prevedendo che le informazioni relative al titolare e ai limiti d’uso siano contenute in un separato certificato elettronico e rese disponibili anche in rete
Customer satisfaction:
– le pubbliche amministrazioni che erogano servizi online devono prevedere modalità di rilevazione che consentano l’acquisizione immediata del giudizio degli utenti
Utilizzo della posta elettronica certificata:
– tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica certificata (PEC) o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con apposito DPCM equivalgono alla notifica per mezzo della posta. Le pubbliche amministrazioni:
– utilizzeranno la PEC per le comunicazioni e la trasmissione dei documenti informatici nei confronti dei soggetti che abbiano preventivamente dichiarato il proprio indirizzo
– potranno consultare ed estrarre gli elenchi di indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei cittadini che ne abbiano fatto richiesta
– pubblicheranno sui propri siti istituzionali un indirizzo di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta
Dematerializzazione dei documenti:
– si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie informatiche e viene conseguentemente riordinata anche la disciplina delle copie dei documenti informatici e amministrativi
Protocollo informatico e fascicolo elettronico:
– sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione inviata tramite posta elettronica certificata tra le pubbliche amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i cittadini o le imprese. Inoltre, l’amministrazione titolare del procedimento raccoglierà gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un fascicolo informatico, dotato di un apposito identificativo
Conservazione dei documenti:
– Viene prevista la gestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un Responsabile della conservazione che si può avvalere di soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie; viene quindi introdotta la figura dei Conservatori accreditati, soggetti che ottengono da DigitPA il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici
Accesso ai servizi in rete:
– per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni si consente l’utilizzo anche di strumenti diversi dalla carta d’identità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, previa individuazione del soggetto che richiede il servizio
Istanze alle pubbliche amministrazioni:
– vengono limitati i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale e si prevede l’utilizzo di strumenti di firma più semplici, senza pregiudizio di sicurezza e attendibilità; in particolare, le istanze possono essere trasmesse da tutte le caselle di posta elettronica certificata rilasciate previa identificazione del titolare. Tramite posta elettronica certificata potranno essere effettuate anche le diffide necessarie per avviare una class action
Continuità operativa e disaster recovery:
– le PA dovranno predisporre appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività
Scambi di dati:
– per evitare che il cittadino debba fornire più volte gli stessi dati, le amministrazioni titolari di banche dati predisporranno apposite convenzioni aperte per assicurare l’accessibilità delle informazioni in proprio possesso da parte delle altre amministrazioni. Le convenzioni disciplineranno i limiti e le condizioni dell’accesso alle banche dati, anche per assicurare la riservatezza dei dati personali. In caso di inerzia delle amministrazioni nell’adozione delle convenzioni, il Presidente del Consiglio potrà nominare un commissario ad acta
Dati pubblici:
– Le pubbliche amministrazioni rendono disponibili i dati pubblici di cui sono titolari in formati aperti rielaborabili da terzi
– Sarà assicurata l’omogeneità dei piani di continuità operativa e di disaster recovery della Pubblica amministrazione, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA sentito il Garante della privacy
– I dati pubblici saranno fruibili e riutilizzabili per la promozione di progetti di elaborazione e diffusione dei dati anche attraverso finanza di progetto.

Come al solito le norme (addirittura chiare e precise) e gli strumenti ci sono, non resta che applicare le prime (o pretendere che siano applicate) ed utilizzare i secondi, che ormai sono di uso sempre più comune ed accessibile.

Con la recentissima sentenza n. 365 del 15.12-22.12 2010, la Corte Costituzionale, nel dichiarare la illegittimità costituzionale dell’art. dell’art. 22, quarto e quinto comma, della legge 11 novembre 1981, n. 689, nella parte in cui non prevede, a richiesta dell’opponente, che abbia dichiarato la residenza o eletto domicilio in un comune diverso da quello dove ha sede il giudice adito, modi di notificazione ammessi a questo fine dalle norme statali vigenti, alternativi al deposito presso la cancelleria, ha espresso alcune considerazioni molto importanti nel settore delle comunicazioni e notificazioni in ambito prettamente processuale.
Infatti, secondo la Corte le recenti modifiche del quadro normativo mostrano un favor del legislatore per modalità semplificate di notificazione, divenute possibili grazie alla diffusione delle comunicazioni elettroniche.
Dette modifiche normative sarebbero quelle relative alla notifica a mezzo posta elettronica nel processo civile, avvenuta con l’introduzione dell’art. 149 bis c.p.c. e, successivamente, la legge 29 luglio 2010, n. 120 (Disposizioni in materia di sicurezza stradale), la quale, ha emendato, tra l’altro, l’art. 204-bis del decreto legislativo 30 aprile 1992, n. 285 (Nuovo codice della strada), relativo al ricorso al giudice di pace avverso sanzioni amministrative e pecuniarie comminate per illeciti previsti dal codice della strada. In base al nuovo comma 3, infatti, «il ricorso e il decreto con cui il giudice fissa l’udienza di comparizione sono notificati, a cura della cancelleria, all’opponente o, nel caso sia stato indicato, al suo procuratore, e ai soggetti di cui al comma 4-bis, anche a mezzo di fax o per via telematica all’indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell’articolo 7 del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123» (si tratta del «Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti»).
Tale orientamento, prosegue la Corte, si rintraccia anche nella disciplina legislativa del procedimento amministrativo, la quale prevede diverse norme per la comunicazione personale agli interessati, da eseguire a cura del responsabile del procedimento, anche con strumenti telematici (artt. 3-bis, 6, 7, 8 e 10-bis della legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi»); al riguardo, ci si permette di rilevare che la Corte avrebbe fatto meglio a fare riferimento al Codice della P.A. digitale dove sono sanciti, a chiare lettere, i diritti dei cittadini di interagire telematicamente con la Pubblica Amministrazione.
In conclusione, la Corte afferma che “sia lo sviluppo tecnologico e la crescente diffusione di nuove forme di comunicazione, sia l’evoluzione del quadro legislativo, hanno reso irragionevole l’effetto discriminatorio determinato dalla normativa censurata, che contempla il deposito presso la cancelleria quale unico modo per effettuare notificazioni all’opponente che non abbia dichiarato residenza o eletto domicilio nel comune sede del giudice adito né abbia indicato un suo procuratore. L’art. 22, quarto e quinto comma, della legge n. 689 del 1981, pertanto, vìola gli artt. 3 e 24 Cost., nella parte in cui non prevede, a richiesta del ricorrente, modi di notificazione ammessi a questo fine dalle norme statali vigenti, alternativi al deposito presso la cancelleria”.
E’ davvero importante che un’autorità come la Corte Costituzionale, sia pure in un ambito molto specifico quale quello dei ricorsi avverso le sanzioni amministrative, abbia preso atto di una realtà normativa e tecnologica decisamente indirizzata verso la completa digitalizzazione dei rapporti tra Stato e cittadino (anche nel risvolto giurisdizionale) ma soprattutto è fondamentale che si continui a scavare il solco, ormai da tempo creato, di una infrastruttura normativa pressochè matura e pronta ad essere messa in esercizio a pieno ritmo.

Come già anticipato, adesso si puo’ ufficializzare che le modifiche annunciate dal Ministero della Giustizia sono diventate legge. O meglio, decreto legge, in attesa di conversione.
Infatti, sulla Gazzetta Ufficiale del 30.12.2009 n. 302, è stato pubblicato il D. L. n. 193 del 29.12.2009, il quale, attraverso l’art. 4, recante “Misure urgenti per la digitalizzazione della giustizia“, ha introdotto il principio della generale effettuazione, nel processo civile e nel processo penale, di tutte le comunicazioni e notificazioni per via telematica, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con i decreti previsti dal comma 1; tuttavia, la norma contiene l’inciso “nei casi consentiti”, il quale però sembra essere un po’ pleonastico e generico rispettto alle dichiarate finalità di generale applicazione delle notifiche in forma telematica.
E’, ovviamente, previsto che, fino all’adozione del decreto del Ministro della giustizia contenente le regole tecniche in materia di notificazioni e comunicazioni per via telematica, le stesse saranno effettuale nei modi e nelle forme previste dalle disposizioni vigenti alla data di entrata in vigore del presente decreto.
Il comma 3, mediante la modifica dei commi 1, 2 e 3 dell’articolo 51, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, stabilisce che negli uffici giudiziari che verranno individuati (ma quanti sono realmente pronti?) le notificazioni e le comunicazioni di cui al primo comma dell’articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell’articolo 192 del codice di procedura civile (ordinanza di nomina) e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all’indirizzo di posta elettronica certificata di cui all’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Allo stesso modo si procede per le notificazioni a persona diversa dall’imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale.
Molto significativa, la precisazione che “La notificazione o comunicazione che contiene dati sensibili e’ effettuata solo per estratto con contestuale messa a disposizione, sul sito internet individuato dall’amministrazione, dell’atto integrale cui il destinatario accede mediante gli strumenti di cui all’articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82“.
Sembra un po’ strano che si sia prevista tale modalità di tutela della riservatezza, visto che anzitutto, trattandosi di procedimento giudiziario, la presenza di dati sensibili è molto probabile. Inoltre, si costringerà gli uffici ad esaminare il contenuto dell’atto prima della notifica; il che potrebbe appesantire, e non poco, l’attività degli stessi.
Non può non notarsi, poi, che l’atto notificato ad un indirizzo di P.E.C. dovrebbe essere già di per sè accessibile solo al destinatario, titolare del relativo indirizzo.
Anche in questo caso occorrerà attendere, almeno il 1° settembre 2010, per l’emanazione di uno o piu’ decreti aventi natura non regolamentare, nei quali saranno individuati gli uffici giudiziari ove troveranno applicazione le disposizioni di cui appena detto.
Sarà, di conseguenza, fondamentale dotarsi di indirizzo di Posta Elettronica Certificata, in quanto, entrato a regime il sistema, le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alle parti che non hanno provveduto ad istituire e comunicare l’indirizzo elettronico, saranno fatte presso la cancelleria o segreteria dell’ufficio giudiziario.
Venendo alle modifiche al codice di procedura civile, esse sono previste dal comma 8 e sono le seguenti:
a) all’articolo 125, primo comma, sono aggiunte, in fine, le seguenti parole: «che indica il proprio codice fiscale»;
b) all’articolo 163, terzo comma, n. 2), le parole: «il cognome e la residenza dell’attore» sono sostituite dalle seguenti: «il cognome, la residenza e il codice fiscale dell’attore» e le parole:
«il nome, il cognome, la residenza o il domicilio o la dimora del convenuto e delle persone che rispettivamente li rappresentano o li assistono» sono sostituite dalle seguenti: «il nome, il cognome, il codice fiscale, la residenza o il domicilio o la dimora del convenuto e delle persone che rispettivamente li rappresentano o li assistono»;
c) all’articolo 167, primo comma, dopo le parole: «Nella comparsa di risposta il convenuto deve proporre tutte le sue difese prendendo posizione sui fatti posti dall’attore a fondamento della domanda, indicare» sono inserite le seguenti: «le proprie generalita’ e il codice fiscale,».
In buona sostanza, si introduce l’obbligatorietà dell’indicazione del codice fiscale del difensore e della parte (sia attore che convenuto); il problema che si intravede è quello per l’attore di inserire anche il codice fiscale del convenuto. Infatti, l’attore non sempre è in condizione di conoscere o ricavare tale dato. Si ritiene, al riguardo, che la sua omissione non potrà essere considerata una nullità (anche in considerazione del fatto che non viene espressamente sanzionata come tale).
La lettera d), invece, inserisce, dopo l’articolo 149, l’art. 149-bis:
Art. 149-bis (Notificazione a mezzo posta elettronica). – «Se non e’ fatto espresso divieto dalla legge, la notificazione puo’ eseguirsi a mezzo posta elettronica certificata, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo.
Se procede ai sensi del primo comma, l’ufficiale giudiziario trasmette copia informatica dell’atto sottoscritta con firma digitale all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario risultante da pubblici elenchi.
La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il gestore rende disponibile il documento informatico nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.
L’ufficiale giudiziario redige la relazione di cui all’articolo 148, primo comma, su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia.
La relazione contiene le informazioni di cui all’articolo 148, secondo comma, sostituito il luogo della consegna con l’indirizzo di posta elettronica presso il quale l’atto e’ stato inviato.
Al documento informatico originale o alla copia informatica del documento cartaceo sono allegate, con le modalita’ previste dal quarto comma, le ricevute di invio e di consegna previste dalla normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici trasmessi in via telematica.
Eseguita la notificazione, l’ufficiale giudiziario restituisce all’istante o al richiedente, anche per via telematica, l’atto notificato, unitamente alla relazione di notificazione e agli allegati previsti dal quinto comma.».
Sarà interessante, nelle prime fasi di attuazione della normativa capire che fine fa l’originale cartaceo (per il quale non sembra essere prevista la restituzione nè la relata di notifica) e come dimostrare al Giudice la regolarità della notifica (tutti con il portatile in udienza allora!).
E l’iscrizione a ruolo? Quale atto si inserirà nel fascicolo cartaceo?
Si ritiene, quindi, che sino a che non entrarà a regime la completa digitalizzazione del processo (il c.d. processo telematico) tali norme resteranno di difficile se non impossibile attuazione.
Altra modifica riguarda il regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 gennaio 1934, n. 36 (Legge Professionale Forense), prevedendo che nell’albo degli avvocati e’ indicato, oltre al codice fiscale, l’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato ai sensi dell’articolo 16, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, e che tali indirizzi di posta elettronica certificata ed i codici fiscali verranno aggiornati con cadenza giornaliera e resi disponibili per via telematica al Consiglio nazionale forense ed al Ministero della giustizia nelle forme previste dalle regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Tale ultima norma sembra porsi in contrasto con l’articolo 16, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, il quale prevedeva che l’indirizzo di posta elettronica certificata fosse inserito in un elenco accessibile alle sole PP.AA.
Leggendo così la normativa sembra chiaro che il legislatore voglia dare una forte accelerata alla digitalizzazione, ma che occorrerà attendere ancora la normativa tecnica di attuazione e la completa digitalizzazione del processo.
Il decreto legge, comunque, è entrato in vigore il 31.12.2009 anche se deve essere convertito in legge dal Parlamento.
Vedremo se in sede di conversione (come spesso il Legislatore ci ha abituati) verranno apportate altre modifiche.

Con il comunicato del Ministro della Giustizia del 17.12.2009, è stato reso noto che il Consiglio dei Ministri ha approvato un decreto-legge con importanti novità nel campo della giustizia.
Vediamole brevemente, per come riportate nelle slides messe a disposizione dal Ministero.
A parte alcune norme in materia di organico della Magistratura (con la proroga dei Magistrati Onorari sino al 31.12.2010 e le norme straordinarie per la copertura dei posti vacanti negli uffici giudiziari meno richiesti dai magistrati) i punti più interessanti sono quelli relativi alla chiaramente manifestata volontà del ministro di introdurre massicciamente il ricorso alla digitalizzazione nel processo civile ed in quello penale.
Ed infatti, verrà resa obbligatoria la PEC nel processo penale, ad eccezione delle sole comunicazioni rivolte all’indagato o all’imputato, per una maggiore garanzia.
Secondo il Ministro “la Posta Elettronica Certificata si rivela la chiave di volta del sistema di comunicazioni dei cittadini con la pubblica amministrazione, e modernizza anche l’amministrazione giudiziaria portandola nell’era dell’Information Technology” ed “il ricorso alla posta elettronica certificata, ormai resa obbligatoria per tutti i professionisti, consente di raggiungere, in tempo reale, la certezza della notifica di ogni atto del processo, eliminando le lungaggini del processo cartaceo e le incertezze determinate dalla notifica effettuata con gli strumenti ordinari“.
Tuttavia, le comunicazioni via email verranno rese obbligatorie a seguito della verifica della funzionalità dei singoli uffici giudiziari, effettuata dal Ministero della Giustizia, con il coinvolgimento dei Consigli dell’Ordine degli Avvocati interessati e dell’Avvocatura dello Stato. E qui, c’è da sperare che non si inceppino troppi meccanismi.
Il completamento della digitalizzazione della giustizia dovrebbe proseguire con il completamento del quadro normativo del processo telematico, secondo le seguenti scadenze, adempimenti ed obiettivi (a dire il vero più che auspicabili):
• entro 60 giorni dalla conversione del decreto‐legge sarà completato il quadro normativo, con l’adozione di nuovi regolamenti per il processo telematico sia nel settore civile che in quello penale;
• con l’adozione dei regolamenti previsti dal decreto‐legge viene completata l’adozione dell’informatica per tutti i passaggi processuali;
• attraverso il processo telematico le parti potranno trasmettere i loro atti e verificare lo stato delle procedure in tempo reale, on line, e verrà così, garantita una maggiore facilità di accesso, da parte degli operatori del mondo della giustizia, ai dati processuali di loro pertinenza;
• viene assicurata maggiore trasparenza dell’attività giudiziaria;
• viene decongestionata l’attività degli operatori amministrativi, che vengono sgravati dagli onerosi compiti informativi che oggi svolgono.
Letta così, la novità legislativa sembrerebbe una estensione generalizzata di pratiche già in essere in alcune realtà giudiziarie.
Tra le finalità del decreto-legge, poi, si dovrebbe creare una forte spinta per l’eliminazione della carta (finalmente verrebbe da dire, sembra esserci l’intenzione di eliminare alcune storture ed incongruenze anacronistiche):
• viene fortemente incentivato l’impiego delle nuove tecnologie per ridurre l’uso del supporto cartaceo per il rilascio delle copie;
• l’attuale normativa è particolarmente penalizzante per chi richiede le copie in formato digitale in quanto il costo delle copie è ancorato al tipo di supporto e non sono previsti i supporti dell’ultima generazione;
• con la nuova normativa le copie su supporto digitale diventeranno meno costose di quelle cartacee ed il maggior ricavato verrà impiegato direttamente per il potenziamento delle infrastrutture informatiche.
Un ulteriore aspetto veramente importante, sarà la notifica per posta elettronica degli atti cartacei:
• viene introdotta la possibilità di notificare per posta elettronica anche atti cartacei da parte degli ufficiali giudiziari;
• viene introdotta una nuova norma nel codice di procedura civile, per consentire una nuova importante modalità di notifica degli atti processuali mediante la posta elettronica certificata;
• L’ufficiale giudiziario, anche se l’atto da notificare è cartaceo, potrà digitalizzarlo tramite scanner, firmarlo digitalmente e notificarlo tramite posta elettronica certificata;
• in tal modo si avrà una enorme riduzione dei tempi processuali, grazie al completamento della notifica in tempo reale, ed una maggiore certezza del procedimento di notifica, rispetto a quello oggi attuato mediante la posta ordinaria.
Altre utili novità riguardano nuovi mezzi di pagamento nel processo; attraverso le nuove norme, infatti, sarà possibile finalmente pagare con carta di credito, bancomat o bonifico via internet le somme e poter effettuare tutte le operazioni dallo studio del professionista, senza accedere agli uffici giudiziari;
Infine, ci saranno nuove modalità per la raccolta di statistiche.
Queste modifiche, sulla “carta” sono molto importanti, anche se presuppongono un vero e proprio salto di qualità della cultura media di tutti gli operatori del diritto, ancora troppo attaccati alla cara vecchia carta con timbri e marche da bollo.
Per non parlare, poi, della necessità per gli Ufficiali Giudiziari di scannerizzare gli atti da notificare, firmarli digitalmente ed inviarli a mezzo posta elettronica certificata agli indirizzi dei destinatari (solo professionisti che hanno dichiarato il loro indirizzo, quindi? e se si tratta di un comune cittadino? o al professionista al di fuori della sua funzione?).
Ovviamente, si suppone che verranno forniti dal Ministero sia gli scanner, sia le firme digitalei sia gli indirizzi di PEC, ma soprattutto che gli Ufficiali Giudiziari siano preparati alla loro scannerizzazione e trasformazione in formato digitale, nel rispetto delle norme al riguardo esistenti.
Un ultimo pensiero vada alla c.d. Casella di Posta Elettronica Certificata del Processo Civile Telematico. Da intendersi abrogata (implicitamente)?

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 6 maggio 2009, pubblicato in GU n. 119 del 25 maggio 2009, contiene le disposizioni relative all’importantissima iniziativa governativa sull’attribuzione di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata ai cittadini che ne faranno richiesta.
In tal modo, si continua il cammino, ormai inarrestabile, della digitalizzazione della P.A. e soprattutto della modalità di erogazione dei servizi nei confronti dei cittadini.
Si da anche una prima ed apparentemente valida soluzione ad uno dei più rilevanti ostacoli alla piena digitalizzazione della P.A., in quanto i cittadini si doteranno (per ora su base volontaristica…) di un indirizzo telematico “ufficiale” accanto a quello generale anagrafico, sul quale ricevere le comunicazioni elettroniche.
Al momento, occorrerà ancora attendere sia l’attivazione del sito web dedicato attraverso il quale operare nonchè la scelta dell’aggiudicatario; ma soprattutto, occorre sperare che i livelli di qualità saranno adeguatamente calcolati in base alla potenziale utilizzazione da parte di decine di milioni di utenti, senza disagi e malfunzionamenti che creerebbero non pochi problemi, soprattutto giuridici.

Con buona pace dei providers che offrono già tali servizi sul libero mercato…Di seguito, il testo del suddetto decreto.

IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell’amministrazione digitale» e successive modificazioni e, in particolare, gli articoli 1, 6 e 48;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica dell’11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della PEC, a norma dell’art. 27 della legge del 16 gennaio 2003, n. 3»;
Visto il decreto del Ministro per l’innovazione le tecnologie 2 novembre 2005, «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata»;
Visto il decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, nella legge 28 gennaio 2009, n. 2, recante «Misure urgenti per il sostegno alle famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anticrisi il quadro strategico nazionale»;
Visto, in particolare, l’art. 16-bis del medesimo decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, ai sensi del quale per favorire la realizzazione degli obiettivi di massima diffusione delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni ai cittadini che ne fanno richiesta è attribuita una casella di posta elettronica certificata il cui utilizzo abbia effetto equivalente, ove necessario, alla notificazione per mezzo della posta;
Visto, inoltre, il comma 6 del medesimo art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, che prevede che ogni amministrazione pubblica utilizzi unicamente la posta elettronica certificata con effetto equivalente, ove necessario, alla notificazione per mezzo della posta, per le comunicazioni e le notificazioni aventi come destinatari dipendenti della stessa o di altra amministrazione pubblica;
Visto, altresì, il comma 7 del citato art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, ai sensi del quale con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione, da emanare entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione, previa intesa con la Conferenza unificata di cui all’art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, siano definite le modalità di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione, nonché le modalità di attivazione del servizio mediante procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando strumenti di finanza di progetto;
Visto che il citato comma 7 dell’art. 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 2, prevede che con il medesimo decreto di cui al comma 7 siano stabilite anche le modalità di attuazione di quanto previsto al comma 6, nell’ambito degli ordinari stanziamenti di bilancio delle stesse amministrazioni pubbliche;
Visto che, ai sensi dell’art. 16-bis, comma 8, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, agli oneri derivanti dall’attuazione del citato comma 5, si provvede mediante l’utilizzo delle risorse finanziarie assegnate, ai sensi dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, al progetto «Fondo di garanzia per le piccole e medie imprese» con decreto dei Ministri delle attività produttive e per l’innovazione e le tecnologie 15 giugno 2004, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 150 del 29 giugno 2004, non impegnate alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto;
Visto il decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE»;
Visto il proprio decreto 13 giugno 2008, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 149 del 27 giugno 2008, recante delega di funzioni in materia di pubblica amministrazione ed innovazione al Ministro senza portafoglio, Renato Brunetta;
Ritenuto di dover individuare le modalità di rilascio e di utilizzo della casella di posta elettronica certificata assegnata ai sensi dell’art. 16-bis, commi 5, 6 e 7 del citato decreto-legge n. 185 del 2008;
Acquisita l’intesa della Conferenza Unificata di cui all’art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 e successive modificazioni, nella seduta del 29 aprile 2009;
Sulla proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione;

Decreta:

Art. 1.
Oggetto
1. Il presente decreto definisce le modalità di rilascio e di utilizzo della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini ai sensi dell’art. 16-bis, commi 5 e 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, di seguito: «PEC», con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell’art. 8 del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, nonché le modalità di attivazione del servizio mediante procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando strumenti di finanza di progetto.

Art. 2.
Modalità di attivazione e rilascio casella di PEC al cittadino
1. Al cittadino che ne fa richiesta la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie, direttamente o tramite l’affidatario del servizio, assegna un indirizzo di PEC.
2. L’attivazione della PEC e le comunicazioni che transitano per la predetta casella di PEC sono senza oneri per il cittadino.
3. Le modalità di richiesta, di attivazione, di utilizzo e di recesso dal servizio di PEC sono definite nell’allegato A che costituisce parte integrante del presente decreto.

Art. 3.
Utilizzo della PEC per il cittadino
1. La PEC consente l’invio di documenti informatici per via telematica la cui trasmissione avviene ai sensi degli articoli 6 e 48 del citato codice di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, con gli effetti di cui all’art. 16-bis, comma 5, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185.
2. Per i cittadini che utilizzano il servizio di PEC, l’indirizzo valido ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le pubbliche amministrazioni, è quello espressamente rilasciato ai sensi dell’art. 2, comma 1.
3. Le modalità e le procedure tecniche relative alla conoscibilità dell’atto saranno precisate nell’ambito delle specifiche del servizio.
4. La volontà del cittadino espressa ai sensi dell’art. 2, comma 1, rappresenta la esplicita accettazione dell’invio, tramite PEC, da parte delle pubbliche amministrazioni di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano.

Art. 4.
Modalità di attivazione della PEC per le pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni, di cui all’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA che provvede alla pubblicazione in rete consultabile per via telematica.
2. Le pubbliche amministrazioni, nell’adempiere a quanto previsto dall’art. 57, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, includono gli estremi di eventuali pagamenti per ogni singolo procedimento.
3. Ai sensi dell’art. 54, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le pubbliche amministrazioni rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo di informazione idonea a consentire l’inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i tempi previsti per l’espletamento della procedura.
4. Le pubbliche amministrazioni accettano le istanze dei cittadini inviate tramite PEC nel rispetto dell’art. 65, comma 1, lettera c), del decreto legislativo n. 82 del 2005. L’invio tramite PEC costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell’art. 21, comma 1, del decreto legislativo n. 82 del 2005; le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma digitale ai sensi dell’art. 65, comma 2, del citato decreto legislativo.

Art. 5.
Procedura di scelta dell’affidatario
1. Per l’individuazione dell’affidatario, anche costituito in associazione temporanea d’impresa o consorzio, del servizio di PEC ai cittadini, la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie avvia le procedure di evidenza pubblica, anche utilizzando gli strumenti di finanza di progetto ai sensi del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE».
2. Nella procedura di cui al comma 1, la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie definisce le caratteristiche tecniche del servizio, i livelli di servizio garantiti, gli obblighi, anche informativi, dell’affidatario nonché gli ulteriori servizi da mettere a disposizione, anche con specifico riferimento alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell’art. 8 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 6.
Monitoraggio del servizio PEC
1. L’affidatario del servizio fornisce alla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie e alle pubbliche amministrazioni, per quanto di competenza di ciascuna di esse, elementi quantitativi e qualitativi relativi alle pubbliche amministrazioni adempienti ed a quelle non adempienti, nonché ogni altro elemento atto a verificare l’effettiva funzionalità, anche con riferimento ai tempi di espletamento delle procedure del servizio di PEC.
2. Tali elementi sono presi in considerazione ai fini della valutazione dei risultati conseguiti dalle pubbliche amministrazioni in base alle norme vigenti in materia.

Art. 7.
Accessibilità degli indirizzi di PEC ai cittadini
1. L’affidatario del servizio di PEC ai cittadini di cui all’art. 6, comma 1, rende consultabili alle pubbliche amministrazioni, in via telematica, gli indirizzi di PEC di cui al presente decreto, nel rispetto dei criteri di qualità e sicurezza ed interoperabilità definiti dal CNIPA e nel rispetto della disciplina in materia di tutela dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Art. 8.
Diffusione e pubblicità dell’iniziativa
1. La Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie cura la realizzazione di campagne di comunicazione volte a diffondere e pubblicizzare i contenuti dell’iniziativa e le modalità di rilascio e di uso della casella di PEC ai cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione ai sensi dell’art. 8 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 9.
Comunicazioni tra pubbliche amministrazioni e dipendenti
1. I pubblici dipendenti, all’atto dell’assegnazione di una casella di PEC da parte dell’amministrazione di appartenenza, possono optare per l’utilizzo della stessa ai fini di cui all’art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185.
2. Per adempire alle finalità di cui all’art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, le pubbliche amministrazioni ovvero altri soggetti pubblici da loro delegati o le loro associazioni rappresentative, mediante convenzione stipulata direttamente con la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie o con l’affidatario del servizio, definiscono le modalità, nel rispetto della normativa vigente, con le quali viene attribuita la casella di PEC ai propri dipendenti.

Il presente decreto è inviato ai competenti organi di controllo e sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Allegato A
MODALITÀ PER LA RICHIESTA, L’ATTIVAZIONE, L’UTILIZZO E IL RECESSO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PER I CITTADINI

Modalità di richiesta del servizio.
Qualunque cittadino italiano maggiorenne, compresi i cittadini residenti all’estero, può chiedere l’attivazione di un’utenza personale di posta elettronica certificata accedendo al sito dedicato al servizio di posta elettronica certificata per i cittadini (di seguito sito).
Sul sito sono evidenziate:
le regole per l’attivazione e l’utilizzo del servizio da parte del cittadino;
i requisiti tecnici per l’accesso al servizio;
le buone prassi per l’utilizzo del servizio in condizioni di massima sicurezza;
i manuali d’uso di riferimento.
Sul sito è altresì disponibile tutta la documentazione inerente le caratteristiche del servizio reso, gli obblighi contrattuali dell’affidatario del servizio e la normativa di riferimento.
Per effettuare la richiesta il cittadino inserisce in appositi campi i propri dati anagrafici comprensivi del codice fiscale; deve inoltre scegliere la password ovvero idonei sistemi di accesso sicuro al servizio. Il sistema verifica la coerenza dei dati, sulla base delle informazioni fornite.
La richiesta si perfeziona con l’attivazione mediante esplicita operazione con cui il cittadino dichiara di avere preso visione delle condizioni indicate e di averle espressamente accettate. La registrazione di tale operazione, confermata dalla successiva attivazione dell’utenza, costituisce evidenza, valida ai fini di legge, della volontà del cittadino di aderire alle condizioni d’uso del servizio di posta elettronica certificata.
La fase di richiesta si conclude con la comunicazione del suo esito e, se positivo, con l’indicazione delle modalità di attivazione.

Attivazione del servizio.
L’attivazione dell’utenza di posta elettronica certificata per i cittadini ha luogo presso uffici pubblici o aperti al pubblico largamente diffusi sul territorio e dotati di connessione telematica, la cui tipologia e localizzazione è resa pubblica attraverso mezzi di comunicazione di massa. L’elenco di tali uffici è inoltre reperibile sul sito di richiesta del servizio.
I cittadini possono recarsi presso gli uffici abilitati all’attivazione a partire dalla data comunicata dal sito all’atto della registrazione entro e non oltre tre mesi a partire da tale data, muniti di un documento di riconoscimento valido e del documento recante il codice fiscale.
L’ufficio abilitato effettua la verifica della correttezza dei dati identificativi collegandosi al sito e, nel caso di verifica positiva, provvede alla stampa della richiesta che viene firmata dal richiedente dando così luogo all’attivazione del servizio, anche tramite la consegna delle credenziali di accesso al medesimo.
L’ufficio abilitato provvede inoltre ad informare il richiedente, in modo compiuto e chiaro, sulle condizioni d’uso del servizio.

Utilizzo del servizio.
Il cittadino deve utilizzare il servizio attenendosi alle modalità operative ed alle regole indicate sul sito.
L’uso del servizio è personale e riservato. Non è consentito accedere ad un’utenza per conto di terzi o cedere la propria utenza a terzi.
La password per l’accesso al servizio deve essere mantenuta segreta e modificata periodicamente seguendo le regole pubblicate sul sito.
Il cittadino può richiedere, attraverso funzioni rese disponibili dal sito, la notifica dell’avvenuta ricezione di un messaggio di posta elettronica certificata, mediante comunicazione verso un altro indirizzo di posta elettronica da lui prescelto. L’affidatario del servizio può rendere disponibili, secondo regole predefinite, funzionalità addizionali utili per la gestione della corrispondenza, quali la notifica tramite sms, l’invio di comunicazioni in formato cartaceo, l’inoltro dei messaggi verso altre caselle di posta elettronica, la conservazione delle e-mail a lungo periodo, ecc.
All’indirizzo di posta elettronica certificata del cittadino possono essere associati uno o più recapiti a cui inviare le comunicazioni in forma cartacea, nei casi previsti, nonché numeri di telefono sia fissi che mobili, numeri di fax, indirizzi di posta elettronica ed ogni altro strumento utile per comunicazioni inerenti il servizio. In caso di variazione, è compito e responsabilità del cittadino aggiornare tali riferimenti, anche utilizzando gli appositi servizi telematici di gestione del suo profilo personale.
Possono altresì essere resi disponibili servizi di gestione del fascicolo individuale digitale concernente gli atti amministrativi relativi al rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, nonché altri servizi idonei ad assicurare una migliore funzionalità della PEC. L’affidatario deve altresì assicurare la gestione degli elenchi degli indirizzi di posta elettronica certificata rendendone disponibile la consultazione alle pubbliche amministrazioni.
L’affidatario deve mantenere traccia delle operazioni svolte sulla casella elettronica certificata ed adotta inoltre le opportune soluzioni tecniche organizzative che garantiscono la riservatezza, la sicurezza e l’integrità nel tempo delle informazioni.

Recesso dal servizio.
In qualunque momento il cittadino può comunicare la sua volontà di recedere dal servizio di posta elettronica certificata. La comunicazione è effettuata, previa autenticazione, tramite un’apposita funzione del sito.
Il recesso comporta la cessazione del servizio e la conseguente cancellazione dagli elenchi contenenti gli indirizzi di posta elettronica certificata dei cittadini entro ventiquattro ore dall’avvenuta comunicazione del recesso.
In conseguenza del recesso, le comunicazioni tra il cittadino e la pubblica amministrazione si realizzano secondo le procedure tradizionali.

In base al D. L. 185/08 convertito nella L. 2/09, i professionisti iscritti in Albi devono dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata e comunicare al proprio Ordine il relativo indirizzo, affinchè le comunicazioni agli stessi vengano effettuate con l’utilizzo di tali strumenti.

Tra i suddetti professionisti sono compresi, ovviamente, anche gli Avvocati.

Per rale categoria, inoltre, è valido anche l’art. 51 del D. L. 112/08 (conv. in L. 133/08) , rubricato “Comunicazioni e notificazioni per via telematica”, il quale stabilisce che:
“1. A decorrere dalla data fissata con uno o più decreti del Ministro della giustizia, le notificazioni e comunicazioni di cui al primo comma dell’articolo 170 del codice di procedura civile, la notificazione di cui al primo comma dell’articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra comunicazione al consulente sono effettuate per via telematica all’indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell’articolo 7 del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, relativa al processo telematico, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.
2. Il Ministro della giustizia adotta il decreto di cui al comma 1 sentiti l’Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio Nazionale Forense e i Consigli dell’Ordine degli Avvocati interessati, previa verifica della funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici degli uffici giudiziari, individuando i circondari di tribunale nei quali trovano applicazione le disposizioni di cui al comma 1.
3. A decorrere dalla data fissata ai sensi del comma 1, le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alla parte costituita e al consulente che non hanno comunicato l’indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria.
4. A decorrere dalla data fissata ai sensi del comma 1, le notificazioni e le comunicazioni di cui ai commi 1 e 2 dell’articolo 17 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5, si effettuano ai sensi dell’articolo 170 del codice di procedura civile.
5. All’articolo 16 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 gennaio 1934, n. 36, sono apportate le seguenti modificazioni:
a) dopo il primo comma e’ aggiunto il seguente: «Nell’albo e’ indicato l’indirizzo elettronico attribuito a ciascun professionista dal punto di accesso ai sensi dell’articolo 7 del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123»;
b) il quarto comma e’ sostituito dal seguente: «A decorrere dalla data fissata dal Ministro della giustizia con decreto emesso sentiti i Consigli dell’Ordine, gli albi riveduti debbono essere comunicati per via telematica, a cura del Consiglio, al Ministero della giustizia nelle forme previste dalle regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile”.

In ragione di tale normativa, gli Avvocati si dovranno dotare di una casella di P.E.C. “ordinaria” (comunicando al proprio Consiglio dell’Ordine il relativo indirizzo) ed una C.P.E.C.P.T. ossia di una Casella Posta Elettronica Certificata Processo Telematico, da usare esclusivamente per le comunicazioni e notifiche attinenti al Processo Civile Telematico (comunicandone, anche in questo caso il relativo indirizzo al proprio Consiglio dell’Ordine, però ai sensi e per le finalità dell’art. 7 del D.P.R. 123/01).
Le disposizioni normative relative alla P.E.C. “ordinaria”, infatti, non sono applicabili al Processo Civile Telematico, in base all’esclusione operata dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n.68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3), il cui art. 16 stabilisce che “…omissis… 4. Le disposizioni di cui al presente regolamento non si applicano all’uso degli strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo penale, nel processo amministrativo, nel processo tributario e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti, per i quali restano ferme le specifiche disposizioni normative”.

Per la normativa sul Processo Civile Telematico: qui.

Per la normatica sulla P.E.C.: qui.

Il D. L. 185/08, nel quale si prevede l’obbligatorietà della Posta Elettronica Certificata per professionisti iscritti in Albi ed imprese in forma societaria, è stato convertito dalla Legge n. 2 del 28 gennaio 2009 (in G.U. n. 22 del 28 gennaio 2009).
La legge di conversione ha introdotto anche alcune modifiche molto importanti.
Anzitutto, accanto alla P.E.C., è stato previsto l’utilizzo di “analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali”.
Inoltre, l’elenco degli indirizzi dei professionisti (contenente i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata) viene pubblicato dagli Ordini o Collegi di appartenenza ed è riservato e consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni.
In base al comma 10, però, “la consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata o analoghi indirizzi di posta elettronica di cui al comma 6, nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti ai sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri” mentre “l’estrazione di elenchi di indirizzi e’ consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza”.
Le modalità temporali di comunicazione dell’indirizzo sono le seguenti:
* i professionisti entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto;
* le nuove imprese costituite in forma societaria nella domanda di iscrizione al registro delle imprese;
* le imprese già costituite entro tre anni dalla data di entrata in vigore del decreto.

Proseguendo nel percorso ormai obbligato verso la digitalizzazione, è stato emanato il D. L. n. 185 del 29.11.2008, (rubricato “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale” e pubblicato sulla G. U. n. 280 del 29-11-2008 – Suppl. Ordinario n.263).

Tra le numerose, quanto eterogenee previsioni in esso contenute, è di enorme rilievo quella dell’art. 16 co. 7, il cui testo è il seguente: “I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata”.

Al momento, pertanto, gli avvocati (ma anche tutti gli altri professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge statale) dovrebbero comunicare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (ovviamente, avendolo preventivamente attivato!) al proprio ordine (o collegio); va da sè che, trattandosi di un Decreto Legge, lo stesso è ancora in corso di conversione in Parlamento e non vi è alcuna certezza assoluta circa la sua conversione senza modifiche (i.e. eliminazione di tale obbligo) che, a nostro parere, oltre ad essere piuttosto remote, sarebbero oltremodo inopportune.

Infatti, sino a quando non si avrà la possibilità di conoscere (così come avviene per il mondo analogico) un elenco legale ove reperire la residenza o il domicilio “digitale” (risultato che, purtroppo, sembra essere raggiungibile soltanto a suon di imposizioni normative) la progressione della digitalizzazione sarà sempre lenta e farragginosa.

Sempre in tale ottica, è stato inserito anche il comma 6, il quale, in riferimento alle imprese costituite in forma societaria, prevede che le stesse “sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, gia’ costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria”.

Il comma 10 prevede che la consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti al sensi del presente articolo avviene
liberamente e senza oneri, ma con il limite dell’estrazione di elenchi di indirizzi, attività che viene consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza.

Per completare il quadro, senza tralasciare la P.A., al comma 8, viene stabilito che “le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell’articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica”.

Lo studio dell’Avv. Giovanni Maglio si è dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata, il cui indirizzo è studio @ pec.giovannimaglio.it.

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento molto avanzato di comunicazione elettronica che consente a chi invia un messaggio email di ottenere non solo la ricevuta di avvenuta spedizione ma anche quella di avvenuta consegna del messaggio inviato, un po’ come succede con la raccomandata con avviso di ricevimento postale.

Il tutto è assistito dalla più ampia validità legale.

L’impianto normativo della P.E.C., infatti, è costituito dal DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) il quale disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini e dal Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, contenente le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” (tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate per erogare il servizio), pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266.

La P.E.C., poi, secondo le previsioni del Ministero di Giustizia, diventerà obbligatoria per le comunicazioni e le notifiche.

Per maggiori approfondimenti, si può consultare la apposita miniguida del CNIPA.